Proses Bisnis dalam Produksi

Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas individu Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi dengan identitas mahasiswa sebagai berikut :

Nama                  : Istifah Rianar

NPM                   : 113080105

Kelas                   : 4.D

Prodi                   : Pendidikan Ekonomi

Mata Kuliah       : Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Dosen                  : Moh. Joharudin, S.Pd. M.Pd

Pertemuan Ke    : 7 (Tujuh)

Hari/Tanggal      : Kamis / 22 Desember 2016

Proses Bisnis dalam Produksi

A.    Pengertian Produksi

Produksi adalah kegiatan menghasilkan atau menambah nilai guna barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan manusia. Produksi dapat dilakukan secara perseorangan (individu) maupun berkelompok. Orang atau pihak yang menghasilkan barang disebut produsen. Hasil produksi berupa barang atau jasa.

Dalam ekonomi, produksi diartikan sebagai suatu kegiatan dari berbagai lapangan usaha yang dilakukan oleh suatu masyarakat. Kegiatan produksi dapat dikelompokkan menjadi tiga yaitu:

a.    Menurut lapangan usahannya

1) Produksi sektor primer

2) Produksi sektor sekunder

3) Produksi sektor tersier

b.    Menurut kepemilikannya

1) Produksi sektor publik

2) Produksi sektor swasta

c.    Menurut tujuannya

1) Produksi sektor konsumsi

2) Ptoduksi sektor investasi

B.     Faktor-Faktor Produksi

a.   Faktor produksi alam

Faktor produksi alam adalah segala sesuatu yang disediakan oleh alam yang dapat dimanfaatkan sebagai alat pemuas kebutuhan.

Ciri-cirinya:

1) Tersebar tidak merata diberbagai tempat

2) Jumlah terbatas

3) Ada yang dapat di perbaharui dan ada yang tidak dapat diperbaharui

Macam-macam faktor produksi alam

1)  Faktor produksi alam yang tidak dapat di perbaharui

2)  Faktor produksi alam yang dapat di perbaharui

3)  Sumber daya produksi alam berupa sumber energy

b.   Faktor produksi tenaga kerja

Faktor produksi tenaga kerja memegang perencanaan, sehingga harus selalu ditingkat kemampuan atau keahliannya baik melalui pendidikan formal maupun non formal.

c.   Faktor produksi modal

modal memiliki peranan penting dalam proses pengadaan barang dan jasa. Dengan modal yang memadai akan terjadinya kelancaran dalam menjalankan kegiatan ekonomi

d.   Faktor produksi kewirausahaan

Faktor produksi kewirausahaan adalah faktor produksi yang perlu dimiliki seorang pengusaha dalam menentukan faktor faktor produksi, yang meliputi faktor produksi alam, tenaga kerja dan modal. Faktor produksi kewirausahaan sangat diperlukan dalam mengendalikan dan mengelola badan usaha atau perusahaan. 

C.    Pengertian Manajemen Produksi

Manajemen Produksi adalah salah satu cabang manajemen yang kegiatannya mengatur agar dapat menciptakan dan menambah kegunaan suatu barang dan jasa. Untuk mengatur kegiatan ini, perlu dibuat keputusan-keputusan yang berhubungan dengan usaha-usaha untuk mencapai tujuan agar barang dan jasa yang dihasilkan sesuai dengan apa yang direncanakan.

Manajemen operasi adalah suatu proses yang berkesinambungan dan efektif menggunakan fungsi manajemen dan untuk mengintegrasikan berbagai sumber daya secara efisien dalam rangka mencapai tujuan.

Unsur Manajemen terdiri dari ; perencanaan, pelaksanaan, pengawasan.

1)  Tahap  Perencanaan, meliputi : Penentuan strategi operasi, penentuan lokasi pabrik, Riset dan pengembangan produk, penentuan jumlah produk, penentuan luas dan pola produksi, penyusunan layout & job design, serta penentuan standar kerja.

2) Tahap Pelaksanaan, meliputi : pengaturan bahan baku, pengturan proses produksi, pemeliharaan dan penggantian fasilitas, perbaikan lingkungan kerja dan perbaikan kesejahteraan pekerja.

3)  Tahap Pengawasan, meliputi : pengawasan kuantitas, pengawasan kualitas, dan pengawasan biaya produksi dan operasi.

Dengan demikian, Manajemen Produksi atau Operasi menyangkut pengambilan keputusan yang berhubungan dengan proses produksi untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan.

D.    Penentuan Lokasi Perusahaan Dalam Produksi

  a. Terdapat 2 kriteria dalam menentukan lokasi produksi:

1)  Kriteria subyektif, keputusan lokasi produksi berdasarkan pertimbangan subyektif pemilik perusahaan dimana keputusan subyektif  ini akan sangat membantu tercapainya keberhasilan dalam bisnis sekiranya keputusan subyektif ini didukung oleh berbagai faktor yang memperkuat keputusan subjektif.

2)  Kriteria obyektif, mempertimbangkan berbagai faktor yang akan mendukung tercapainya keberhasilan. Seperti regulasi pemerintah seputar bisnis yang dijalankan, budaya masyarakat, akses terhadap pasar dan pemasok, tingkat persaingan, akses transportasi dan lain-lain.

b. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Pilihan Lokasi Kerja:

1)   Biaya ruang kerja

Biaya untuk membeli ruang kerja dapat berbeda dari satu lokasi ke lokasi lain tergantung dari letak tanah.

2)   Ketersediaan dan biaya tenaga kerja

Perusahaa dapat memilih lokasi dimana terdapat banyak tenaga kerja dengan keahlian khusus yang diperlukan. Biaya tenaga kerja sangat bervariasi tergantung dari lokasi perusahaan.

3)   Insentif pajak

Insentif pajak diberikan untuk menambah lapangan kerja dan memperbaiki kondisi ekonomi di daerah-daerah yang menawarkan kridit pajak.

4)   Sumber permintaan

Biaya trasportasi dan jasa produk dapat dikurangi dengan memproduksi di lokasi yang dekat sumber permintaan dari konsumen.

5)   Akses trasportasi

Perusahaan lebih memilih lokasi dekat sumber utama transportasi agar para konsumen lebih mudah mengakses perusahaan.

dalam menentukan lokasi bisnis manufaktur dan jasa ada beberapa cara antara lain.

c. Lokasi bisnis Manufaktur (penghasil barang)

Model-model penghitungannya:

1)   Dengan penghitungan biaya angkut dan jarak yang paling rendah

Contoh: perusahaan konveksi, lebih memilih lokasi didaerah kudus yang dekat dengan pasar kliwon, untuk memasarkan produknya, bahan bakunya pun didaerah kudus banyak tersedia.

2)   Metode perbandingan biaya operasi

Memilih beberapa alternatif lokasi, kemudian diperbandingkan dan dipilih alternatif lokasi dengan biaya operasi paling rendah.

3)   Dengan pendekatan kualitatif

Contoh: pabrik semen dan minyak, memilih lokasi yang dekat dengan bahan baku.

d.  Lokasi bisnis jasa

Bisnis jasa lebih diprioritaskan yang lokasinya setrategis, karena tidak ada biaya angkut, namun bisnis jasa yang mendatangi konsumen seperti jasa sedot WC, tidak perlu strategis yang terpenting adalah sarana komunikasinya kepada konsumen, cukup dengan menempel nomor telephon.

E.     Rancangan Pabrik Dan Sistem Produksi

Rancangan (Design) menunjukkan ukuran dan struktur pabrik atau kantor.Tata Letak (Layout) adalah pengaturan mesin dan perlengkapan didalam pabrik atau kantor. Yang dimaksud pabrik atau rumah produksi merupakan tempat dimana kegiatan produksi dijalankan.

Keputusan mengenai desain rumah produksi merupakan keputusan yang menyangkut bagaimana perusahaan mendesain tempat produksi dari mulai fasilitas, pekerjaan, ruang kerja, gudang dan lain-lain. Sebagai contoh untuk perusahaan garmen, perlu ditentukan dimana meletakkan bahan baku, menempatkan pekerja, mesin dan menyimpan hasil akhir. Begitu juga dalam bisnis restoran, manajer perlu menentukan dimana letak kasir,meja makan, dapur, toilet, hingga lokasi parkir.

Rancangan sistem produksi menyangkut bagaimana proses konversi dalam sistem produksi dilakukan. Terdapat beberapa jenis rancangan dalam sistem produksi sebagai berikut :

a.       Rancangan Produksi

Adalah rancanga sistem produksi yang bersifat berkesinambungan dari awal hingga akhir dan mengikuti satu pola proses produksi. Sebagai contoh, proses pembuatan kain dari kapas hingga kain jadi. Tahapan proses pembuatan kain tersebut mulai dari bahan baku berupa kapas disiapkan, kapas dipintal menjadi kain dalam mesin pintal, kain yang sudah jadi melalui pembersihan, kemudian kain dan diwarnai dan dibersihkan lagi kemudian dikeringkan, lalu kain melalui proses penggulungan kemudian digudangkan.

b.      Rancangan Proses

Yaitu rancangan sitem produksi yang proses produksinya mengikuti jenis proses yang harus dilakuakan dan tak selalu harus mengikuti seluruh proses yang ada. Contah, proses pemariksaan kesehatann disebuah poliklinik. Proses dimulai dari pasien datang, mendafter ke resepsionis lalu menunggu diruang tunggu. Proses selanjutnya sangat bergantung jasa apa yang diinginkan oleh pasien, apakah perlu kedokter anak, ahli penyakit dalam atau pemeriksaan gigi

c.       Rancangan Posisi Tetap

Adalah sistem produksi dimana produk yang akan dibuat diletakkan disatu tempat, dan berbagai fasilitas seperti mesin, alat produksi, dan tenaga kerjanya mengerjakan proses produksi ditempat tersebut. Contah, pembuatan pesawat terbang, atau proses make up artis.

Keputusan mengenai rancangan dan tata letak mempengaruhi biaya operasi secara langsung karena keputusan ini menentukan harga sewa, mesin dan perlengkapan. Hal ini dapat berpengaruh pula pada pengeluaran untuk bunga karena mempengaruhi jumlah pinjaman untuk memeli properti atau mesin.

d.      Prinsip dalam penetapan layout, agar diperoleh : jarak angkut minimum, aliran matarian seimbang dengan kapasitas, penggunaan ruang efektif, fleksibel untuk perubahan.

e.       Faktor-faktor yang mempengaruhi rancangan dan tata letak adalah karakteristik lokasi. Jika lokasi terdapat didaerah yang harga lahannya mahal, dapat dirancang gedung tingkat tinggi agar mengurangi biaya lahan yang dibutuhkan, Proses prosuksi. Rancangan dan tata letak akan dipengaruhi ketiga rancangan sistem proses produksi diatas,jenis produksi. Rancangan dan tata letak akan dipengaruhi oleh sedikit banyaknya jenis produksi yang dihasilkan, kapasitas produksi yang diinginkan. Rancangan dan tata letak harus mampu disesuaikan dengan penambahan atau pengurangan kapasitas jumlah produksi yang diinginkan.

F.     Perencanaan Jumlah Produksi Dan Penentuan Standar

Perkiraan jumlah produk yang dibuat diwaktu yang akan datang dan penentuan standar dapat dilakukan beberapa cara antara lain :

1).    Penghitungan Forecast Produksi

2).    Forecast produksi didasarkan forecast penjualan perusahaan. Forecast penjualan dapat dilakukan dengan metode statistik dan metode pendapatan. Besarnya forecast produksi dirumuskan :

3).    Dasar Perhitungan BEP (Unit)

4).    BEP (Break Even Point) adalah suatu keadaan pada titik atau jumlah penjualan itu perusahaan tidak laba dan tidak rugi yang berarti total biaya (Total cost) sama dengan total pendapatan (total revenue). Jumlah produk di buat harus lebih besar dari unit terjual pada BEP.

5).    Perhitungan BEP mempunyai asumsi, bahwa : Biaya dapat dipisah menjadi biaya tetap dan variable; Haraga jual dan biaya varibel per unit dalam periode perhitungn selalu tetap; Semua produksi terjual habis sehingga kuantitas penjualan sama dangan produksi.

6).    Penentuan Standar Kinerja

Standar kerja yang harus ditetapkan meliputi :

-     Standar Kualitas

Standar mengenai kualitas barang atau jasa yang dihasilkan, dapat dilakukan standar per atribut dari barang dan jasa. Untuk menjamin kualitas barang perlu pengendalian mutu terpadu. Standar kualitas ini mencakup rencana, proses produksi, monitoring dan tindak lanjut.

-     Standar Kuantitas

Standar mengenai jumlah barang yang harus dibuat dalam suatu periode tertentu untuk mencapai tujuan dan pertumbuhan perusahaan.

-     Standar Waktu Proses

Standar waktu yang dibutuhkan untuk proses produksi yang normal agar diperoleh efisiensi yang maksimal.

-     Standar Produktivitas (Productivity

Standar mengenai rasio antara output dari proses produksi dan input yang digunakan. Ukuran productivity dapat diukur baik secara total maupun partial atau bagian-bagiannya. Ukuran productivity antara lain sebagai berikut:

a.       Total factor Productivity, dihitung denga membaagi Output perusahaan dengan Labor + Capital + Material + Energy input + Businnes service.

b.      Material Productivity, dihitung dengan membagi Output dengan material.

c.       Labour Productivity, dihitung dengan membagi Output dengan jumlah Labor.

F.   Pengawasan Kegiatan Produksi

Pengawasan dalam kegiatan produksi perlu dilakukan yaitu: pada kegiatan perencanaan atau desainnya, proses produksinya, monitoringnya maupun tindak lanjut dari monitoring itu. Pengawasan dilakukan pada seluruh aspek kegiatan yang berkaitan dengan produksi, meliputi: pada kegiatan proses produksi; pada kualitas produksi atau jasa yang dihasilkan; pada biaya produksi/operasi yang dikeluarkan; pada tenaga keerja yang melakukan kegiatan produksi.

a.       Pembelian Bahan Baku

Para menejer melakukan tugas-tugas berikut ketika persediaan barang. Pertama memilih pemasok bahan baku dengan memperhatikan karekteristik seperti harga, kecepatan, kualitas, layanan dan ketersediaan kredit. Kedua mencoba mendapatkan potongan/diskon menurut volume. Ketiga menyerahkan produksi kepada pemasok.

b.      Pengawasan Persediaan Bahan Baku

Pengawasan persediaan adalah proses pengelola persediaan pada tingkat yang meminimkan biaya. Perencanaan kebutuhan bahan baku adalah proses untuk menjamin bahawa bahan baku tersedia bila mana diperlukan.

c.       Routing

Roting ialah urutan (rute) tugas yang perlu nuntuk menghasilkan sebuah produk. Bahan baku biasanya dikirimkan ke masing-masing pos krja (work station) agar dapat dipakai sesuai spesifikasi proses produksi. Bagian tertentu dari proses produksi diselesaikan disetiap pos kerja. Proses routing biasanya dievaluasi secara periodik untuk menentukan apakah bias ditingkatkan sehingga mendapat proses produksi yang lebih cepat dan murah.

d.      Penjadwalan

Penjadwalan adalah tindakan menentukan periode waktu untuk setiap tugas dalam proses produksi. Jadwal produksi adalah rancangan untuk timing dan volume tugas produksi. Penjadwalan dapat menunjukkan kapan setiap tugas harus diselesaikan. Cara untuk menjadwalkan proyek khusus adalah teknik evaluasi dan peninjauan program (program evaluation and review technique-PERT), menjadwalkan tugas dengan cara meminimkan hambatan proses produksi.

e.       Pengawasan Kualitas

Kualitas adalah dimana derajat dimana barang atau jasa memuaskan persyaratan atau harapan pelanggan. Pengawasan kualitas merupakan proses untuk menentukan apakah kualitas barang atau jasa memenuhi tingkat kualitas yang diharapkan dan mengidentifikasi perbaikan yang perlu dilakukan pada proses produksi. Kualiatas dapat diukur dengan menilai beberapa karakteristik yang meningkatkan kepuasan pelanggan.

f.       Pengawasan dilakukan pada berbagai waktu dari aktivitas produksi meliputi: pada saat menentukan desain atau rancangan produk; pada saat perencanaan proses produksi; pada aktivitas monitoring; pada akhir proses produksi.

Cara Pengawasan

1).    Pengawasan Terhadap Produk

Dengan Sertivikasi terhadap produk dapat dilakukan dengan mengupayakan sertifikat berdasar standart industri, asosiasi dan sebagainya.

2).    Pemeriksaan Laboratorium

Pemerikasaan laboratorium dilakukan untuk mengendalikan kualitas produk terhadap unsur kimiawinya yang dikandung.

3).    Penilaian Dari Pendapat Konsumen

Pendapat konsumen didapat dari survei kepada konsumen dengan mengedarkan daftar pertanyaan untuk dijawab mengenai kualitas produk atau jasa yang dihasilkan perusahaan.

4).    Pengawasan Terhadap Proses Produksi

-            Dengan Penerapan Gugus Kembali Mutu (GKM)

Proses produksi dengan membentuk gugus yang terdiri dari tiga sampai delapan orang yang pekerjanya sejenis.

-            Perolehan Sertifikasi ISO

Sertifikat ISO diberikan kepada perusahaan yang memenuhi standart organisasi ISO pada perencanaannya atau proses produksinya atau pengawasannya atau pada tindak lanjutnya.

-            Pengawasan Terhadap Tenaga Kerja Dengan Standart Produktifitas

Pengawasan ini dilakukan dengan membandingkan antara kinerja para tenaga kerja dengan standart yang ditetapkan sebelumnya.

-            Pengawasan Terhadap Standart Produksi

Dengan menegement control systems atau system pengendalian manejemen. Caranya dengan selalu membandingkan antara anggaran atau standart yang lain dengan realita pembelanjaan di bagian produksi.

Referensi :

Muhammad Husni Mubarok, M.M. Pengantar Bisnis. Kudus: Sekolah Tinggi Agama Islam

Negeri (STAIN). 2010

Al arif,M.Nur Rianto dan Euis Amalia .2010.Teori Mikro Ekonomi.Jakarta:Kencana

Bangun,Wilson.2007.Teori Ekonomi Mikro.Bandung:Refika Aditama

http://id.shvoong.com/social-sciences/1995194-manajemen-produksi/.html

Proses Bisnis Atas Pembelian Dan Sumber Daya Manusia

Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas individu Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi dengan identitas mahasiswa sebagai berikut :

Nama                  : Istifah Rianar

NPM                   : 113080105

Kelas                   : 4.D

Prodi                   : Pendidikan Ekonomi

Mata Kuliah       : Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Dosen                  : Moh. Joharudin, S.Pd. M.Pd

Pertemuan Ke    : 7 (Tujuh)

Hari/Tanggal      : Kamis / 22 Desember 2016

Proses Bisnis Atas Pembelian Dan Sumber Daya Manusia

A.  Fungsi dan Tujuan dari Sistem Akuntansi Pembelian

Fungsi yang terkait dengan akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001:300) adalah sebagai berikut :

1.      Fungsi Gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2.      Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3.      Fungsi Penerimaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Dan juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.

4.      Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar. Dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan utang. Sedangkan fungsi persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.

B.   Tujuan Sistem Akuntansi Pembelian

1.  Agar dapat mempertahankan kontinuitas usaha perusahaan yang disebabkan pembelian merupakan bagian dari siklus aktivitas operasi perusahaan.

2.  Transaksi Pembelian akan mengakibatkan perubahan posisi harta dan utang pada suatu perusahaan. Ini berarti adanya pembelian, khususnya pembelian kredit disatu pihak harta bertambah tetapi pihak lain hutangpun bertambah.

3.     Apabila pembelian kurang direncanakan maka akan berakibat pada kekayaan dan hasil usaha perusahaan seperti sebagai berikut:

a.       Apabila kuantum barang yang dibeli terlalu banyak dapat berakibat adanya penumpukan persediaan yang mungkin menanggung beban bunga bank kalau dananya bersumber dari bank. Hal lainnya terlalu banyak persediaan, menanggung resiko rusak, hilang, susut dan lain – lain. Jika persediaan terlampau sedikit mengganggu kontinuitas usaha.

b.      Apabila kualitas atas persediaan bahan baku yang dibeli menyimpang atau kurang, akan mempengaruhi kualitas atas hasil produksi yang menggunakan bahan baku tersebut.

c.    Apabila harga perolehan barang terlalu tinggi dikarenakan adanya pemborosan, manipulasi dan lain – lain, akan menaikkan harga pokok atas barang yang dijual dan mengakibatkan pula akan sulit bersaing dipasaran.

C.  Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran dalam Pembelian

Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembeyaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan untuk berfungsi. Terdapat tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran, yaitu:

1.      Memesan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

·   Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.

-        Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):

·   Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

−        Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :

a.       MRP (Material Requirement Planning)

Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

b.      JIT (Just In Time)

Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.

Perbedaan utama antara Materials Requirements Planning (MRP) dan Just-In-Time (JIT)

–  Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.

–  Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.

·         Dokumen-dokumen dan  prosedur-prosedur:

·         Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :

–        Peminta dan mengidentifikasi nomor barang

–        Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan

–        Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta

–        Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan

·         Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam membuat keputusan ini:

–        Harga, kualitas bahan baku

–        Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman

• Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:

–      Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan.

–     Pesanan pembelian juga merupakan janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak begitu pemasok menyetujuinya.

–  Sering kali, beberapa pesanan pembelian dibuat untuk memenuhi satu permintaan pembelian.

2.      Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

·   Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.

·           Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:

·           Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

a.       Memutuskan apakah menerima pengiriman

b.      Memeriksa jumlah dan kualitas barang

·           Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:

·     Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian. Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.

3.      Membayar barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

a.       Membayar barang dan jasa (layanan): Menyetujui Faktur Pemasok

·         Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayaran.

−        Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar

−        Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran

·      Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.

·         Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :

−        Sistem tanpa voucher

−        Sistem Voucher

b.      Membayar barang dan jasa (layanan): Memperbaiki Utang Usaha

Efisiensi pemrosesan dapat diperbaiki dengan:

•         Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau melalui Internet

•       Penghapusan faktur vendor (pemasok).  Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS).

c.       Membayar Barang: Membayar faktur penjualan yang telah disetujui

•         Kasir menyetujui faktur

•   Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher.

•    Keputusan penting dalam proses pengeluaran kas adalah menetapkan apakah akan memanfaatkan diskon yang ditawarkan untuk pembayaran awal.

C.  Prosedur dan Sistem Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian

Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian, penerimaan barang, hutang dan gudang, menurut Mulyadi (2001:300) transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:

1. Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.

2.    Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.

3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.

4.    Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

5.    Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.

6.  Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.

7.    Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi.

8.   Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktor dari pemasok tersebut fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

Sedangkan Menurut Mulyadi (2001:3001) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah  sebagai  berikut:

1.      Prosedur permintaan pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.

2.      Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada petnasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lai, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.

3.      Prosedur order pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembetian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

4.      Prosedur penerimaan barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan peneriinaan barang dari pemasok tersebut.

5.      Prosedur pencatatan utang

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

6.      Prosedur distribusi pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debet dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

D.  Catatan dan Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian

Menurut Mulyadi (2001:303) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :

1.      Surat permintaan pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.

2.      Surat permintaan penawaran harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

3.      Surat order pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.

4.      Laporan penerimaan barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5.      Surat perubahan order pembelian

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

6.      Bukti kas keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian (Mulyadi, 2001:308) adalah :

1.  Register bukti kas keluar, Adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian.

2.    Jurnal pembelian, Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

3.       Kartu utang, Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.

4.       Kartu persediaan, Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

E.  Tujuan Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur dalam Manajemen Pembelian

Tujuan pengendalian dalam manajemen pembelian, yaitu sebagai berikut:

−        Fungsi lain SIA yang dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut terpenuhi:

·         Transaksi-transaksi diotorisasi dengan tepat.

·         Transaksi-transaksi dicatat dengan valid.

·         Valid, otorisasi transaksi dicatat.

·         Transaksi dicatat dengan akurat.

−        Aset (kas, persediaan, dan data) diamankan (dijaga) dari kehilangan atau pencurian.

−        Aktivitas bisnis dilakukan secara efektif dan dengan efisien.

Ancaman dalam manajemen pembelian, yaitu:

–        Mencegah kehabisan dan kelebihan persediaan

–        Meminta barang yang tidak dibutuhkan

–        Membeli dengan harga yang dinaikkan

–        Membeli barang yang berkualitas rendah

–        Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi

–        Komisi (kickbacks)

–        Menerima barang yang tidak dipesan

–        Membuat kesalahan dalam perhitungan

–        Mencuri persediaan

–        Gagal memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia

–        Kesalahan mencatat dan memasukan data dalam utang usaha

–        Kehilangan data

Prosedur-prosedur dalam pengendalian manajemen akuntansi, yaitu:

–        Sistem pengendalian persediaan

–        Analisis kinerja pemasok

–        Persetujuan permintaan pembelian

–        Batas akses ke permintaan pembelian kosong

–        Konsultasi daftar harga 

–        Pengendalian anggaran

–        Gunakan daftar pemasok yang disetujui

–        Persetujuan pembelian pesanan

–        Pemesanan pembelian sebelum penomoran

–        Larangan hadiah dari para pemasok

–        Insentif ke semua rekening pengiriman

–        Pengendalian akses phisik

–        Cek ulang akurasi faktur

–        Pembatalan pengecekan voucher

F.  Tujuan Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur dalam Manajemen SDM

Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM / penggajian adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini:

1.      Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.

2.      Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.

3.      Semua transaksi penggajian yang dicatat valid dan diotorisasi

4.      Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.

5.   Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.

6.      Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan dan pencurian.

7.      Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efektif dan efisien.

Ancaman-ancaman dalam manajemen SDM, yaitu:

1.      Mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk

2.      Pelanggaran hukum ketenagakerjaan

3.      Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi

4.      Data waktu yang tidak akurat

5.      Pemrosesan penggajian yang tidak akurat

6.      Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan

7.      Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi

8.      Kinerja yang kurang baik

Prosedur pengendalian

–      Prosedur mempekerjakan yang baik, termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referensi dan riwayat pekerjaan

–        Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan

–        Pemindahan tugas

–        Total batch dan pengendalian aplikasi lainnya

–        Setoran langsung

–        Distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang yang independen dari proses penggajian

–        Penyelidikan cek gaji yg tidak diklaim

–        Pengunaan rekening giro terpisah untuk penggajian

–        Pengendalian akses

–        Prosedur pembuatan cadangan

–        Enkripsi data

G.  Kebutuhan Informasi dan Prosedurnya dalam Manajemen SDM

·   Fungsi ketiga SIA adalah memberikan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.

· Sistem penggajian harus didesain untuk mengumpulkan dan mengintegrasikan data biaya dengan jenis informasi lainnya agar memungkinkan pihak manajemen membuat jenis keputusan berikut ini :

1        Kebutuhan pegawai di masa mendatang

2        Kinerja pegawai

3        Moral pegawai

4        Efisiensi dan efektivitas pemrosesan penggajian

·         Beberapa informasi biasanya diberikan oleh sistem penggajian.

·   Informasi lainnya, seperti data tentang keahlian pegawai, biasanya diberikan oleh sistem manajemen SDM.

·    Informasi lainnya, seperti data mengenai moral pegawai, biasanya tidak dikumpulkan baik oleh sistem manajemen SDM / penggajian.

·   Referensi :

 B. Romney, Marshall & Paul John Steinbart. (2014). Sistem Informasi Akuntansi (Accounting Information Systems). Jakarta: Salemba Empat